Im Zahlungsverkehr wird man immer wieder mit der sogenannten Referenznummer konfrontiert. Doch viele Menschen wissen nicht, welchen Sinn und Zweck eine Referenznummer bei der Überweisung hat.
Die Referenznummer wird dabei häufig auch als Verwendungszweck bedeutet.
Eine Referenznummer dient dem vereinfachten Buchen von Zahlungseingängen. Vor allem bei Online-Shops oder Rechnungen ist auf diesen immer eine Kundennummer oder Rechnungsnummer vermerkt, um die eingegangenen Geldbeträge auch den richtigen Rechnungen und Kunden zuzuweisen. Die Buchungssysteme sind inzwischen so weit, dass diese eigenständig Zahlungen zu verschiedenen Konten zuteilen können, sodass kein händisches Verbuchen durch Mitarbeiter mehr notwendig ist. Dies ist nicht nur enorm zeitsparend, sondern ermöglicht auch den Kunden ein rasches Begleichen ihrer Rechnungen.
Wird an private Leute oder kleinere Unternehmen Geld versendet, so ist häufig gar keine Kunden- oder Rechnungsnummer nötig. Allerdings kann in dem Feld, in der die Referenznummer reinkommt, dennoch ein Zusatz zu der Zahlung eingetragen werden. Es reicht dabei bereits aus einen kurzen Betreff zu schreiben oder ein Wort, damit der Zahlungsempfänger weiß, für was er das Geld überwiesen bekommt.
Kurz gesagt erleichtert ein Verwendungszweck beziehungsweise eine Referenznummer das Verbuchen einer Zahlung enorm.
Ist eine Referenznummer Pflicht bei einer Überweisung?
Nein, es handelt sich um keine Pflicht einer Bank zu verlangen, dass der Kunde einen Verwendungszweck für seine Überweisungen verwendet. Gleiches gilt übrigens für Lastschriften. Wenn Unternehmen Geld von dem Konto eines Kunden einziehen, sind diese nicht rechtlich dazu verpflichtet dies unter der Angabe einer Referenznummer vorzunehmen. Jedoch dient die Referenznummer auch für Lastschriften zur Übersichtlichkeit, gerade wenn viele Beträge gleichzeitig vom Konto eingezogen werden.
Wird jedoch kein Verwendungszweck bei einer Überweisung kommen, kann dies einen hohen Verwaltungsaufwand erfordern. Dies gilt vor allem, wenn der Name des Kontoinhabers von dem abweicht, auf den die Rechnung läuft. Hierfür muss dann das Unternehmen kontaktiert werden, bevor es zu verzögerten Verbuchungen kommt.
In der Regel werden Mitarbeiter Zahlungen gesondert verbuchen, die ohne Verwendungszweck eintreffen. Oftmals gibt es spezielle Filter bei den Buchungssystemen, die diese Zahlungen auswerfen und Mitarbeitern zur Vorlage geben.
Dennoch sollte man den Kundenservice kontaktieren und schildern, dass bei der Überweisung vergessen wurde den Buchungszweck anzugeben.
Besonderheiten bei Spenden
Der Verwendungszweck ist bei Spenden jedoch essentiell. Die Spende darf nämlich nur für den im Verwendungszweck genannten Grund genutzt werden. Kann bei einer Organisation beispielsweise für verschiedene Aktionen Geld gespendet werden, ist diese dazu verpflichtet das erhaltene Geld nur für die Spendenaktion zu verwenden, die in der Referenznummer eingetragen ist.
Würde das Geld anderweitig genutzt werden, so hat der Spender das Recht die gesamte Spende zurückzuverlangen.
Darf man alles in den Verwendungszweck eintragen?
Wer sich denkt seinen Freunden Überweisungen mit lustigen Buchungszwecken zu schicken, der kann ernsthafte Probleme dadurch erlangen. Es gibt einige Wörter, die bei den Banken auf sogenannten schwarzen Listen stehen. Wörter wie „Lösegeld“, „Schutzgeld“ oder auch „Bombe“, werden durch die Buchungssysteme herausgefiltert und es erfolgt eine Mitteilung an die Mitarbeiter.
Diese schwarzen Listen sollen vor Geldwäsche und Terrorlagen bewahren. In diesem Fall können die Überweisungen auch schnell an die zuständige Kriminalpolizei weitergereicht werden.
Somit ist deutlich, dass ein Verwendungszweck nicht zu lustigen Zwecken missbraucht werden sollte, da dies ernsthafte Konsequenzen mit sich bringen kann. In der Regel wird die Bank in diesen Fällen auch das Konto des Kunden löschen.
Hat Wirtschaftswissenschaften an der Universität Kassel studiert.
Einzelunternehmer seit Mai 2006 & Chefredakteur von Uni-24.de
Geschäftsführer der Immocado UG (haftungsbeschränkt)
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